Cara Menempah Blok Hotel untuk Majlis Perkahwinan Anda

FOTO OLEH KATE HEADLEY

Dalam artikel ini

Bahagian penting dari pengalaman perkahwinan yang hebat bagi mana-mana tetamu adalah tempat yang selesa dan selesa untuk merehatkan kepala pada akhir malam. Sekiranya tetamu tidak mengetahui di mana Anda mendapat bantuan, mereka akan memerlukan bantuan untuk mengetahui tempat tinggal. Dan semasa anda boleh bermain ejen pelancongan untuk setiap peserta, ada cara yang lebih mudah: blok hotel.

Apakah Blok Bilik Hotel?

Blok hotel adalah sekumpulan kamar hotel yang telah disisihkan untuk kumpulan atau acara dengan harga yang disepakati. Blok terkecil biasanya bermula di sepuluh bilik.

Dengan harga sebelum berunding di hotel pilihan, anda akan menjimatkan masa orang tersayang dan wang semasa mereka menghadiri majlis perkahwinan anda — dan pastikan mereka akan dikelilingi oleh hadirin yang lain agar masa yang baik dapat dilanjutkan sebelum dan selepas majlis resepsi. Walaupun anda pasti ingin menyelaraskan blok hotel jika sebilangan besar tetamu datang dari luar bandar atau anda merancang perkahwinan tujuan , ini adalah idea yang baik walaupun kebanyakan tetamu tempatan.

'Semua orang hari ini ingin melanjutkan pengalaman mereka,' kata Victoria Ayers dari Cescaphe Event Group. 'Kadang-kadang orang ingin bermalam dan menjadikan perkahwinan hujung minggu sebagai percutian yang panjang.'

Jumpa Pakar

Victoria Ayers adalah Pengarah Perkhidmatan Pelanggan di Philadelphia's Kumpulan Acara Cescaphe . Victoria dan pasukannya membantu pasangan menavigasi proses perancangan perkahwinan dan menempah lebih dari 800 blok bilik setiap tahun bagi pihak pasangan mereka.

Bersedia untuk memulakan penyelarasan blok hotel untuk perkahwinan anda? Baca terus untuk semua yang anda perlu ketahui, termasuk cara mendapatkan kadar dan petua terbaik untuk menjaringkan peningkatan.

Cara Menempah Blok Bilik Hotel

1. Tentukan berapa banyak bilik yang anda perlukan.

Ini bergantung pada senarai tetamu anda. 'Cari tahu berapa banyak orang yang pergi dari luar bandar yang akan hadir,' kata Ayers. 'Jika 50 peratus senarai tetamu anda bergerak, cobalah untuk mencocokkan peratusan itu.' Oleh kerana kebanyakan tetamu melakukan perjalanan berpasangan atau berkumpul dengan rakan, anda memerlukan kira-kira separuh jumlah bilik untuk jumlah tetamu yang memerlukannya, ditambah sedikit penyangga. Contohnya: Sekiranya anda mempunyai senarai tetamu 200 orang dengan 50 hingga 60 peratus tetamu melancong untuk perayaan tersebut, anda pasti mahu mempunyai lebih kurang 120 orang.Itu setara dengan 60 bilik, tetapi jangan bimbang ia menjadi sempurna. 'Sekiranya tidak semua orang memerlukan bilik, pesta pengantin atau rakan dan keluarga lain akan mengisi,' tambah Ayers.

2. Tentukan berapa banyak blok yang anda perlukan.

Setelah mengetahui nombor bilik anda, anda dapat mengetahui berapa banyak blok yang perlu ditempah. Ukuran blok berbeza dari hotel ke hotel, tetapi biasanya antara 10 dan 30 bilik, dengan hotel yang lebih besar menawarkan blok yang lebih besar. Per Ayers, blok di rantai korporat seperti Marriott dan Hilton biasanya tidak melebihi 25, dan dia jarang melihat apa-apa di atas 30 melainkan harta tanah milik persendirian.

3. Berbelanja dengan harga terbaik.

Ayers mengesyorkan memanggil 3 hingga 5 hotel di kawasan itu untuk menentukan kadar terendah. 'Anda akan terkejut dengan jumlahnya yang berbeza-beza,' katanya. 'Ukuran hotel, jika mereka sudah memesan kumpulan untuk tarikh, konvensyen, atau lalu lintas acara utama anda ... semuanya boleh mempengaruhi harga bilik.'

Pastikan anda perhatikan bila kadar sebut harga ditetapkan untuk tamat tempoh. 'Sebuah hotel biasanya hanya menjamin harga selama sekitar dua minggu,' kata Ayers. Selepas itu, ada kemungkinan besar ia akan meningkat.

4. Jelaskan perjanjian anda.

Pergi dengan blok kesopanan jika boleh. 'Blok kesopanan sama seperti kedengarannya,' kata Ayers. 'Penghargaan yang diberikan hotel ini kepada anda.' Dengan blok kesopanan, anda tidak akan bertanggungjawab secara kewangan untuk sebarang ruangan di blok anda yang tidak dipenuhi. Selepas tarikh tutup tertentu, hotel akan melepaskan bilik yang tidak terjual dari blok dan menyediakannya untuk tetamu lain. Sekiranya anda meminta untuk menempah sejumlah bilik di atas ukuran blok hotel yang diperuntukkan — seperti, katakanlah, 50 ketika ukuran blok standard adalah 25 — hotel mungkin meminta untuk mendaftar dengan kadar penurunan.Dalam kes ini, anda akan bertanggungjawab secara kewangan untuk mana-mana bilik sehingga peratusan blok yang lebih besar yang tidak memenuhi.

Kadar tarikan berbeza-beza, tetapi, bagi setiap Ayers, mereka biasanya berlegar sekitar 80 peratus. Untuk blok 50 bilik yang diminta, itu bermaksud pesta anda akan diminta untuk mengisi 40. Sekiranya pesta anda hanya mengisi 35, anda, sebagai pencipta blok itu, akan diminta untuk membayar lima bilik lagi. Blok kesopanan biasanya tidak memerlukan kontrak yang sukar, tetapi hotel boleh memilih kontrak atau mereka mungkin mengambil maklumat pembayaran anda jika berlaku penurunan harga.

5. Keluarkan perkataan.

Setelah anda mengamankan blok hotel anda, anda pasti ingin menambahkan maklumat tersebut ke laman web perkahwinan anda. Sekiranya anda menghantar suite jemputan kertas , anda juga boleh memasukkan butiran pada sisipan kad penginapan. Inilah salah satu cara untuk membuat pengumuman:

Untuk kemudahan anda, sekumpulan bilik telah ditempah di [NAMA HOTEL.] Sila gunakan pautan berikut untuk menempah bilik anda dalam talian, anda juga boleh menghubungi hotel terus di [NOMBOR TELEFON]. Sila rujuk Perkahwinan [NAMA TERAKHIR] dan pastikan anda menempah bilik anda selewat-lewatnya pada [CUTOFF DATE] untuk menerima harga potongan.

Blok hotel biasanya dibuka satu tahun sebelumnya dan ditutup kira-kira 30 hari sebelum tarikh perkahwinan anda.

Petua untuk Menempah Blok Bilik Hotel

Tempah seawal mungkin.

Seperti dalam, sebaik sahaja anda terkunci di tempat dan tarikh perkahwinan anda. Ini bukan sahaja dapat menjamin harga serendah mungkin untuk tetamu anda, tetapi juga akan membolehkan para tetamu membuat rancangan perjalanan sebaik sahaja mereka menerima Jimat-Tarikh.

Bersikap strategik mengenai lokasi.

Walaupun blok hotel anda sesuai dengan tempat anda (di sebuah bandar, 15 hingga 20 minit dari tempat anda berkahwin adalah ideal), sebenarnya lebih penting ialah mereka berdekatan satu sama lain. 'Dengan cara itu, jika Anda mengadakan makan siang atau makan siang, mudah bagi orang untuk sampai ke lokasi,' kata Ayers. 'Atau, jika anda menawarkan pengangkutan ke majlis perkahwinan, [bas atau troli] hanya perlu membuat satu perhentian yang boleh dikunjungi orang. Ini menjimatkan masa dalam jangka masa panjang. '

Berunding untuk harga terbaik.

'Jika anda memilih antara dua blok hotel, buka dengan jurujual,' kata Ayers. 'Tanyakan apakah mereka dapat menambahkan ruangan ke blok atau menurunkan harga. Itu tidak dijamin, tetapi pasti perlu ditanya sama ada anda sukar membuat keputusan. ' Dalam pengalaman Ayer, terdapat beberapa bilik yang bergoyang antara harga $ 10 hingga $ 30, dan fleksibiliti hingga lima bilik tambahan di satu blok.

Anda juga harus bertanya mengenai tawaran untuk anda dan pasangan anda (beberapa hotel akan membuat bilik pasangan pada malam perkahwinan mereka sebagai sebahagian daripada insentif blok) serta harga potongan untuk acara tambahan yang diadakan di hotel sebelum dan selepas perayaan utama. 'Sekiranya anda menempah sarapan pagi pada masa anda menempah blok, anda boleh meminta potongan 10 peratus semasa membuat tempahan,' kata Ayers sebagai contoh.

Ketahui kata-kata ajaib untuk faedah.

Apabila sebuah hotel menghubungi anda dengan harga mereka, tanyakan apakah mereka menawarkan 'sebarang konsesi khas berdasarkan pengambilan.'

'Sebuah hotel akan tahu apa yang anda maksudkan dengan itu,' kata Ayers, yang menjelaskan bahawa 'konsesi' adalah faedah istimewa yang diberikan kepada pasangan kerana memukul peratusan bilik yang ditempah ('penjemputan') di blok mereka. Pengambilan biasanya tinggi — sekitar 90 persen — dan faedahnya boleh berbeza-beza. Apa yang sering dilihat oleh Ayers adalah suite yang ditingkatkan untuk kedua-dua set ibu bapa pasangan, atau kemampuan untuk menempah suite dengan harga bilik standard.

Sekiranya anda ingin mendapatkan sedikit licik — dan anda yakin dengan jumlah bilik yang akan dipesan oleh pesta anda — konsesi pengambilan juga boleh menjadi sebab lain untuk mempunyai lebih dari satu blok. Sekiranya anda tahu bahawa anda akan menempah 90 peratus blok di setiap hotel, anda boleh menyebarkan faedah tersebut kepada lebih banyak VIP perkahwinan, seperti datuk dan nenek atau ahli majlis pengantin.

Etika Blok Bilik Hotel

Berapa perbezaan titik harga bagi blok hotel saya?

Sekiranya anda akan menempah lebih dari satu blok, ada baiknya anda mempertimbangkan semua anggaran. Walaupun beberapa peserta mungkin bersemangat untuk membeli-belah di butik harta tanah bertaraf 5 bintang, yang lain mungkin memerlukan sesuatu yang lebih menjimatkan. Semasa memilih blok anda, anda memerlukan perbezaan harga sekurang-kurangnya $ 40 hingga $ 50, terutamanya jika hotel yang lebih mahal anda berharga lebih dari $ 200 setiap malam.

Siapa yang membayar untuk bilik hotel?

'Siapa pun yang memesan kamar harus membayar kamar,' kata Ayers. Maksudnya bukan tanggungjawab pasangan atau tuan rumah perkahwinan untuk menutup penginapan untuk tetamu.

Apakah kaedah terbaik untuk memberikan beg selamat datang?

Terdapat dua cara biasa untuk mendapatkan beg selamat datang kepada tetamu anda:

1. Minta ejen kaunter penerimaan tetamu menyerahkan beg terus kepada tetamu perkahwinan anda semasa daftar masuk. Ini biasanya merupakan perkhidmatan percuma.
2. Minta beg dihantar terus ke bilik tetamu anda. Ini adalah cara yang lebih mewah untuk mempersembahkannya, tidak diragukan lagi, tetapi biasanya dikenakan dengan kos — per Ayers, bayaran $ 3 hingga $ 8 setiap bilik.

Anda boleh menghubungi hotel pada bila-bila masa menjelang perkahwinan untuk meninjau dan / atau mengemas kini senarai bilik anda. Para tetamu mungkin telah menempah menggunakan mata kad kredit atau laman web pihak ketiga dan bukan secara langsung dengan blok anda, jadi mereka mungkin tidak ada dalam senarai untuk menerima beg selamat datang.